8 tips bij onafwendbaar ontslag van een goede werknemer

Moet je een goede werknemer ontslaan wegens economische of andere onafwendbare redenen? Dat kan best zwaar op de maag liggen. We geven je graag enkele tips mee om het ontslag menselijk en respectvol aan te pakken. Het is voor jou en de werknemer immers van groot belang om de samenwerking op een menselijke en positieve manier te kunnen beëindigen.

Voorbereiding en communicatie zijn hierbij sleutelwoorden. Weet dat je je hierin ook kan laten bijstaan door een externe partner die optreedt als klankbord voor beide partijen. In de praktijk zien we dat het betrekken van een externe partij in het ontslagproces vaak een meerwaarde is. Iemand moeten ontslaan is en blijft één van de moeilijkste dingen die tot je takenpakket behoren als verantwoordelijke.

In deze blog gaan we eerst dieper in op de menselijke aanpak en daarna geven we ook een aantal praktische tips mee over hoe je bijvoorbeeld de werknemer kan helpen om een nieuwe job te vinden.

TIP 1: Ga na wat de directe impact is van het ontslag op de werknemer

In de praktijk zien we dat deze stap vaak wordt overgeslagen en er soms niet genoeg rekening wordt gehouden met de privé situatie van de ontslagen werknemer.

Verplaats je dus in de persoonlijke situatie van de werknemer: wat is zijn/haar familiale toestand op dit moment? Is hij/zij getrouwd, kinderen, gescheiden, alleenstaand... ? Hoe kan je als werkgever daarmee rekening houden? Wat gebeurt er als die persoon thuiskomt? Wat is de impact van het wegvallen van de bedrijfswagen en telefoon? Hoe kan je daar op een menselijke manier rekening mee houden? 

TIP 2: Zorg voor de juiste personen in het proces

Bij het ontslag van een werknemer zijn er drie cruciale partijen betrokken: de ontslagen werknemer, de leidinggevende/afdelingshoofd en de HR verantwoordelijke. Zorg ervoor dat deze drie partijen ten volle aanwezig en betrokken zijn in het ontslagproces. Deze tripartite is ook de noodzakelijke opstelling bij het ontslaggesprek.

Het ontslaggesprek kan ook een leermoment zijn voor de leidinggevende. Misschien worden er zaken besproken waar hij/zij in de toekomst verder mee aan de slag kan, m.a.w. het gesprek is een kans voor persoonlijke groei.

TIP 3: Maak gebruik van een neutrale externe partner

We ervaren in de praktijk dat het ontslaan van een werknemer één van de moeilijkste dingen blijft om te doen. Afwijzing is een diep menselijke angst waar we niet graag mee geconfronteerd worden. Het is dan ook voor alle partijen een emotioneel gebeuren waarbij het moeilijk te voorspellen is hoe de werknemer gaat reageren.

Schakel daarom een externe partner in bij het ontslagproces. De externe partij staat buiten het gebeuren en kan zo de belangen en emoties van alle betrokkenen behartigen. Als ervaren klankbord kunnen ze je bijstaan, nuttige tips geven en indien gewenst ook aanwezig zijn bij het ontslaggesprek.

TIP 4: Bereid je communicatie voor!

De kern van tip vier gaat over het duidelijk overbrengen van de ontslagmotivatie en hoe de ontslagene en jij als werkgever dit kan verder communiceren.

Hoe ga je dus als werkgever de boodschap van het ontslag brengen naar de werknemer? Het is van groot belang om de ontslagmotivatie duidelijk over te brengen naar de werknemer en ook af te spreken hoe de ontslagboodschap verder gecommuniceerd zal worden. Maak daarover dus duidelijke afspraken.

Stel jezelf hierbij in de plaats van de werknemer en ga na hoe jij zelf de boodschap van ontslag zou willen horen. Hoe zou jij zelf willen dat er met jou wordt omgegaan?

Spreek van tevoren af wat er gecommuniceerd gaat worden naar de afdeling, de collega’s. Bespreek deze boodschap met de ontslagen werknemer. Bespreek ook wat de werknemer zelf gaat zeggen aan de collega’s.

Ga verder na hoe de werknemer straks naar huis gaat en hoe hij/zij thuis de boodschap kan brengen. Wat en hoe ga je dit aan je partner vertellen?

Tip 5: Denk aan de praktische uitwerking van het ontslaggesprek

Deze tip is onderdeel van het ontslaggesprek. We lijsten de praktische punten op waar je aan moet denken. Zorg voor duidelijkheid over...

1. wel of niet presteren van de opzegtermijn: gaat de werknemer nog komen werken of thuisblijven?
2. de verbrekingsvergoeding: wat is het bedrag en wat is de betalingstermijn?
3. het direct verdere verloop zodat de werknemer niet geconfronteerd wordt met verrassingen:
   1. vermeld dat er een ontslagbrief komt via aangetekend schrijven
   2. geef informatie over outplacement: is dit verplicht of niet? Geef de coördinaten van de contactpersoon van het outplacementkantoor door en vertel dat hij/zij opgebeld zal worden
   3. spreek een volgend contactmoment af om praktische zaken te regelen (wat met gsm, firmawagen, ...)
   4. spreek af bij wie hij/zij terecht kan voor verdere vragen (zie ook tip 6)

Bespreek dus met je werknemer hoe jullie de samenwerking op een goede manier kunnen beëindigen. Het is hierbij belangrijk om de werknemer bij alle beslissingen te betrekken en rekening te houden met zijn/haar emoties. 

TIP 6: Kies de juiste contactpersoon

Bij wie kan de ontslagen werknemer terecht als die na het ontslag nog vragen heeft? Bij wie kan hij/zij terecht als die op een later tijdstip bijvoorbeeld de bedrijfswagen komt binnenbrengen?

Kies dus de juiste contactpersoon voor de ontslagen werknemer. Dit hoeft niet zijn directe leidinggevende te zijn, maar kies iemand in de organisatie die een zekere vorm van neutraliteit bezit, en tegelijk een goede en begripvolle communicator is.

TIP 7: Laat het outplacementkantoor contact opnemen met de ontslagen werknemer

De meeste ontslagen werknemers hebben recht op outplacement. Wil je specifiek weten hoe de regelgeving eruit ziet voor jouw ontslagen werknemer en wat je als werkgever moet doen? Hura ontwikkelde een eenvoudige test die je laagdrempelig en deskundig inzicht geeft in de rechten en plichten. Klik hier om de test te starten.

Als je ontslagen werknemer in aanmerking komt voor outplacement, laat dan het outplacementkantoor telefonisch contact opnemen met de ontslagen werknemer. Dit contact gebeurt bij voorkeur één week na het ontslaggesprek. De meerwaarde daarbij is dat het outplacementkantoor optreedt als neutraal klankbord en vaak ervaren wordt als mentaal en praktisch vangnet voor de werknemer. 

TIP 8: Bied perspectief voor de toekomst

Je kan de ontslagen werknemer hulp aanbieden bij de zoektocht naar een nieuwe job. Het is bijvoorbeeld een mooi gebaar om outplacement aan te bieden, ook al ben je dat misschien niet wettelijk verplicht.

Zorg daarnaast voor een positieve referentie. De werknemer gaat na het ontslag aankloppen bij andere werkgevers. Die vragen op hun beurt vaak naar referenties en dan is het een helpend gebaar om een aanbevelingsbrief te schrijven, waarin je de kwaliteiten, kracht en waarde van de werknemer beschrijft. Bij het solliciteren is zo’n aanbevelingsbrief goud waard.

Om de werknemer weer snel aan de slag te helpen kan het ook heilzaam zijn om je eigen netwerk in te schakelen. Informeer binnen jouw eigen netwerk of er misschien een geschikte werkplek is voor de werknemer die jij ontslaat. Je kan hem/haar als goede werkkracht aanbevelen.

Conclusie

Ontslag, onvermijdelijk of niet, is een cruciaal moment in de loopbaan van een werknemer. De manier waarop dit ontslag gebeurt is bepalend voor het verdere verloop op korte termijn én zal levenslang onthouden worden. Zorg er dus voor dat dit op een menselijke en consequente manier verloopt en zie het zeker ook als onderdeel van je employer branding.